ARQUIVOLOGIA

Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega. Nos séculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. A finalidade era a de impedir a adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu definitivamente a importância dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico: a) criação de uma administração nacional e independente dos arquivos; b) proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos; c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor, do passado. Assim sendo, o primeiro elemento essencial refere-se à razão pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Serão arquivos os documentos criados e acumulados na consecução de algum objetivo. O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos são preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados.
Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.” Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo é a de servir à Administração; e sua função é a de tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.
Os arquivos podem ser:
Arquivo corrente (Primeira idade): Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (D.T.A.) de 1996, página 6, é o “conjunto de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados”. Essa idade corresponde a produção do documento, sua tramitação, a finalização do seu objetivo e a sua guarda. Ou seja são documentos em curso ou consultados freqüentemente conservados em dependências próximas de fácil acesso.
Arquivo Intermediário (Segunda idade): “Conjunto de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final” (D.T.A. 1996, p. 7). Os documentos são ainda conservados por razões administrativas, legais ou financeiras. É uma fase de retenção temporária que se dá por razões de precaução. Também conhecidos como limbo, são aqueles constituídos de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. Não há necessidade de conservá-los próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbo” ou “purgatório”. Arquivo permanente (Terceira idade): “Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor” (D.T.A. 1996, p. 8). Constitui-se de documentos produzidos em geral há mais de 25 anos pelas instituições administrativas públicas ou privadas.. são constituídos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservaram em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.
Tabela de temporalidade é o instrumento com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada pelos órgãos públicos, é importante frisar que a eliminação de documentos de arquivos, devem obedecer às normas do CONARQ, em destaque os documentos produzidos por todos os órgãos integrantes do poder público. Segundo Wadson Faria (2006, p. 35), a tabela de temporalidade documental (TTD) é o instrumento de gestão arquivística que determina: os prazos em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente (setorial); quando devem ser transferidos ao arquivo intermediário (central); e por quanto tempo devem ali permanecer. Além disso, a TTD estabelece critérios para a migração de suporte (microforma, digitalização etc.) e para a eliminação ou recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.
Natureza dos documentos : Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial é aquele que tem
sob sua guarda documentos de formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM – e que, por esta razão, merecem tratamento especial. Arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independentemente da forma que apresentem. Ex.: arquivos médicos, arquivos de engenharia, arquivos técnicos.

Natureza do Assunto (característica) : Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo é o documento cuja divulgação não prejudica a Administração. São sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custódia e divulgação. Em nossa legislação, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem: Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção. Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

DIFERENÇA ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA

Os arquivos são órgãos receptores, enquanto as bibliotecas são colecionadores. Os materiais de biblioteca são adquiridos principalmente a partir de compras e doações, ao passo que os arquivos são produzidos ou recebidos por uma administração para o cumprimento de funções específicas. Jamais serão colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. Uma biblioteca não deve recolher documentos oficiais. Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias. Em resumo, podemos afirmar que: 1. para os arquivos, já que não são autônomos, devem ir os registros da informação cujas características sejam, essencialmente, as de um ato/testemunho/prova/lei, ou as de atos subseqüentes; 2. para as bibliotecas devem ir os registros da informação que contenham o resultado da criação intelectual. Aqueles que escrevem poesias, ensaios, romances, ou tratados filosóficos e científicos, não estão legislando, nem fornecendo subsídios para ações determinadas; estão, isto sim, divulgando seus pensamentos, dando a conhecer o produto de uma atividade intelectual.

Microfilmagem: Os objetivos da microfilmagem de documentos são, em geral, dois: a) reduzir o seu volume; b) garantir a sua durabilidade. Qualquer determinação para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princípios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operação; o processo de microfilmagem é de alto custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da preservação dos documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter características físicas que se prestem à filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula a matéria. O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. Entende-se por microfilmagem de substituição a que incide sobre documentos de guarda temporária, com vistas ao aproveitamento de espaço.

EXERCÍCIO

01 A avaliação de documentos é o processo de análise de documentos de arquivo que consiste na identificação de valores para os documentos (imediato e mediato, primário e secundário). Com base nesses valores e na análise do ciclo de vida dos documentos, tornasse possível estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, de forma a contribuir para a racionalização e o aumento da eficiência administrativa.

02 A avaliação de documentos de arquivo é tarefa que deve ser realizada por um grupo multidisciplinar de profissionais, a comissão de avaliação e destinação.

03 O plano de classificação é o instrumento que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos.

04 A avaliação gera alguns instrumentos. Um deles é a tabela de temporalidade, instrumento que determina prazos e condições de guarda, segundo os quais poderão ser realizados, ou não, a transferência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos.

05 A tabela de temporalidade é um instrumento auxiliar aplicado aos documentos na fase permanente do ciclo vital.

06 O código de classificação e a tabela de temporalidade de documentos são instrumentos essenciais para o bom funcionamento de um programa de gestão de documentos.

07 Considerando as características dos arquivos em cada etapa de seu ciclo vital, pode-se afirmar que a freqüência de uso e a validade das disposições contidas nos documentos constituem critérios para a configuração dos depósitos de primeira e segunda idades.

08 Inspirados no clássico autor Schellenberg, os manuais de Arquivologia costumam definir os procedimentos da área comparando-os aos praticados pelas demais instituições de custódia de documentos. Nessa linha de abordagem, é possível afirmar que os arquivos, ao contrário das bibliotecas, reúnem documentos desprovidos de autonomia.

09 Os arquivos, ao contrário das bibliotecas, só comportam documentos manuscritos e dactiloscritos.

10 Quando o arquivo de uma entidade passa a conviver com o de outras, nas instituições de guarda permanente de documentos, recebe o nome de fundo.

11 No processo de análise dos arquivos, com vistas à sua destinação final, levam-se em conta, entre outros, valores administrativos, isto é, qualidades pelas quais os documentos demonstram a aquisição, manutenção, transferência, modificação ou extinção de direitos.

12 Na realidade, o processo de análise dos arquivos, levam-se em conta valores probatórios, isto é, qualidades pelas quais os documentos permitem conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição que os acumulou.

13 A longevidade de documentos em suporte-papel supõe ações preventivas, como o emprego de tintas ferrogálicas, ou a exposição à luz natural do sol e não a manutenção do pH neutro.


GABARITO COMENTADO
Questão 1)
Correta. Devemos destacar nessa questão as referências à identificação de valores dos documentos, o estabelecimento de prazo de guarda (tabela de temporalidade) e o aumento da eficácia administrativa. Este último ponto é o mais importante, pois o CESPE costuma relacionar muito a qualidade da gestão de documentos à eficácia administrativa.

Questão 2)
Correta. O arquivista não pode decidir sozinho quais serão os prazos de guarda e a
destinação final dos documentos, visto que não possui conhecimento de todos os campos do saber humano. Assim, devem fazer parte do grupo de trabalho os advogados,
contadores etc.

Questão 3)
Errada. O instrumento que determina esses prazos é a Tabela de Temporalidade de
Documentos (TTD), após a avaliação dos documentos.

Questão 4)
Correta. Perfeita, a questão dá um conceito bem abrangente de tabela de Temporalidade.

Questão 5)
Errada. A tabela de temporalidade é utilizada já na fase de produção ou recebimento do documento, com a finalidade de nortear a destinação que o mesmo levará.

Questão 6)
Correta. Esses são instrumentos são essências para uma gestão de documentos de
qualidade e consequentemente para a eficácia administrativa como um todo.

7 – C
8- C
9- E
10- C
11- E
12-C
13-C